66: Jak zwiększyć efektywność i zyskowność firmy, dzięki analizie danych?

Chcesz wiedzieć, jak zwiększyć efektywność i zyskowność firmy dzięki analizie danych? Koniecznie posłuchaj rozmowy Michała Spławskiego z Bartłomiejem Głowackim, właścicielem firmy Business Reporting Solutions, który pomaga firmom zbierać kluczowe dane dotyczące funkcjonowania biznesu. Pamiętaj o ofercie dla e-biznesu od Domeny.tv i MService.

"Złapani w sieć" - podcast dla e-biznesu o technologii, marketingu, sprzedaży oraz zarządzaniu. Zapraszają Michał Spławski i Marcin Pieleszek.

Michał Spławski, "Złapani w sieć". Witam w kolejnym odcinku naszego podcastu. Dzisiejszym naszym gościem jest Bartłomiej Głowacki. Witaj, Bartku.

Cześć.

Bartek jest założycielem i prezesem firmy Business Reporting Solutions (BRS). Wraz z zespołem pomaga innym firmom zbierać kluczowe dane dotyczące funkcjonowania ich biznesów. Bartek działa w branży IT od 15 lat, świadcząc usługi z zakresu analizy danych głównie dla dużych korporacji. Jednym z jego klientów jest firma Ernst & Young, co daje mu wgląd w technologie i rozwiązania stosowane przez duże firmy. Podczas dzisiejszej rozmowy będziemy starali się wyciągnąć od Bartka jak najwięcej informacji o tym, co robią duże firmy, a co możemy zastosować również w prowadzonych przez nas mniejszych czy średnich firmach.

Na początek, Bartku, czym dokładnie się zajmujecie? Znamy się od lat, mamy wielu wspólnych znajomych, ale często mam wrażenie, że ludzie nie do końca rozumieją, na czym polega wasza praca. Co to jest zbieranie danych, analiza danych, business intelligence?

Często słyszę: "To ty jesteś od Big Data?", na co odpowiadam: "Nie do końca". Głównym modelem biznesowym mojej firmy jest rekrutacja inżynierów danych i dostarczanie ich do projektów realizowanych przez naszych klientów. Świadczymy różne usługi podwykonawcze związane z budową systemów przetwarzających dane. To nasz obecny model biznesowy. Natomiast, gdy mówimy o analizie danych, business intelligence to po prostu zbieranie danych z całej firmy, ich przetwarzanie i prezentacja, co pozwala na szybkie wyciąganie wniosków i tworzenie raportów.

Chciałbym to trochę rozwinąć, ale zacznijmy od podstaw. Jakie firmy są waszymi klientami?

Najczęściej obsługujemy duże firmy, które posiadają już szereg systemów, takich jak ERP, CRM, czy różne inne, np. systemy bilingowe w sieciach komórkowych. Jednym z naszych głównych klientów są właśnie sieci komórkowe, więc to są zwykle średnie i duże firmy. Ciekawostką jest, że za granicą głównym obszarem naszej działalności są np. monitoring połączeń telefonicznych czy analiza tego, co dzieje się w sieciach wodociągowych. W Polsce natomiast mniejsze firmy najczęściej potrzebują wsparcia w zakresie rachunkowości i prezentacji danych finansowych. Można więc powiedzieć, że większe firmy i mniejsze mają różne potrzeby i zastosowania.

Mógłbyś podać przykłady projektów, które realizujecie? Na przykładzie sieci wodociągowej, o której wspomniałeś - zbieracie dane z tysięcy urządzeń i czujników. Co dalej dzieje się z tymi danymi?

To bardzo specyficzny temat, ponieważ jest związany z tzw. IoT, czyli Internet of Things. Wszystkie te urządzenia są podłączone do internetu i wysyłają informacje co jakiś czas. Na przykład w przypadku monitoringu sieci wodociągowej, gdy w pewnym obszarze spada ciśnienie, trzeba sprawdzić, gdzie może być uszkodzenie. Nasze systemy raczej podsumowują dane, np. miesięczne raporty, które pokazują, gdzie wystąpiły problemy. Przetwarzamy ogromne ilości danych, które potem podsumowujemy i wyciągamy średnie wartości.

Jak zaczęło się Twoje zainteresowanie analizą danych? Może trochę o Twojej historii?

To dosyć prosta historia. Jako student pisałem sklepy internetowe w PHP i tworzyłem bazy danych, w których przechowywaliśmy informacje o zamówieniach. Zaciekawiło mnie, jak dużo informacji klienci zostawiają, np. ruchy klientów, czy ktoś odwiedził stronę, dodał coś do koszyka, ale nie sfinalizował zamówienia. To wszystko mnie zaintrygowało, bardziej niż samo oprogramowanie. Kiedy pojawiła się oferta pracy w dziale business intelligence, podjąłem decyzję i tak zaczęła się moja przygoda. Oczywiście, okazało się, że nie jest to tylko analiza danych, ale także inżynieria i obsługa systemów. Finalnie skupiłem się na ścieżce technicznej i teraz moja firma specjalizuje się w infrastrukturze, która wspiera analizę danych.

Brzmi to wszystko jak rozwiązania dla dużego biznesu, ale nie każdy z naszych słuchaczy prowadzi sieć wodociągową czy jest operatorem telekomunikacyjnym. Jakie to może mieć przełożenie na małe i średnie firmy? Co powinni wiedzieć przedstawiciele tych firm?

Każdy ma chyba Excela albo Google Sheets i od tego warto zacząć. Firma, która nie śledzi swoich przepływów finansowych, nie wie, gdzie zarabia, a gdzie traci pieniądze, ma problem z funkcjonowaniem. To już jest pewna forma business intelligence. Mniejsze firmy nie muszą budować skomplikowanych hurtowni danych, bo po prostu nie mają tyle danych. Ważne jest jednak, aby systemy, które wdrażają, zapisywały dane, które później można analizować. Nawet proste przykłady, jak eksport danych z kasy fiskalnej, mogą pomóc w przeprowadzeniu bardzo ciekawych analiz.

W jednej ze swoich prezentacji pokazywałeś kilka poziomów zaawansowania firm w zakresie zbierania i analizy danych. Pierwszy poziom to intuicyjne zarządzanie, gdzie właściciel firmy podejmuje decyzje na podstawie przeczucia. Wiemy, że nie da się na tym zbudować trwałego biznesu. Jakie są kolejne etapy?

Pojawia się hierarchia, gdzie właściciel traci bezpośredni kontakt z pracownikami i zaczyna potrzebować systemów, które zbierają dane. W pewnym momencie tych systemów jest już za dużo, by właściciel samodzielnie mógł je kontrolować. Wtedy przydaje się system, który agreguje dane i prezentuje je w formie panelu zarządczego. Taki system pokazuje np. stan produkcji czy inne kluczowe wskaźniki operacyjne.

Z kolei podstawową formą business intelligence, którą stosuje większość firm, jest miesięczny raport z księgowości. Dlaczego to nie wystarcza?

Raporty z księgowości są cenne, ale pojawiają się z dużym opóźnieniem i nie zawsze dostarczają pełnych informacji. Księgowość przede wszystkim wspomaga urząd skarbowy, a nie działalność operacyjną firmy. Wyniki księgowe mogą pojawiać się 10-15 dni po zakończeniu miesiąca, co jest zbyt późno, by podejmować decyzje operacyjne. Systemy business intelligence mogą na bieżąco pokazywać np. przepływy finansowe, umożliwiając lepsze zarządzanie firmą.

Jakie korzyści płyną z bieżącej analizy i raportowania danych?

To zależy od firmy. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę hostingową, ważne jest monitorowanie dostępności serwerów. Monitoring może wysłać SMS-a, gdy serwer padnie, ale Ty jako właściciel chcesz wiedzieć, jak to wpłynęło na działanie całej firmy. Narzędzie business intelligence pozwala zestawić to z innymi aspektami działalności firmy, co pomaga podejmować lepsze decyzje.

Wspomniałeś, że im więcej źródeł danych mamy, tym więcej możemy wywnioskować. Jakie źródła danych warto brać pod uwagę?

Można podzielić źródła danych na wewnętrzne, czyli te, które masz w firmie, jak system sprzedażowy czy magazynowy, oraz zewnętrzne, jak dane rynkowe i statystyczne. Przykład: firma sprzedająca urządzenia budowlane rosła o 15% rocznie i była zadowolona, ale dane rynkowe pokazały, że rynek rośnie o 30% rocznie. To oznaczało, że tracili udział w rynku. Dzięki różnym źródłom danych możemy uzyskać pełniejszy obraz i lepiej podejmować decyzje.

Jakie narzędzia do analizy danych polecasz?

Power BI jest jednym z najpopularniejszych narzędzi. Microsoft oferuje kilka wersji: podstawową, Pro, która pozwala na współdzielenie raportów w chmurze, oraz Premium, która jest bardziej korporacyjna. Power BI to koszt, który zwraca się wielokrotnie dzięki oszczędnościom. Na przykład w sieci telekomunikacyjnej, gdzie wcześniej jeden pracownik przez tydzień tworzył raporty, teraz wszystko odbywa się automatycznie, a raporty przychodzą na e-mail.

Brzmi świetnie, ale dobrą wiadomością jest to, że business intelligence jest czymś, co praktycznie każdy robi, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Jeżeli masz dane i coś z nimi robisz, analizujesz je, to już jest jakaś forma business intelligence. Najważniejsze, by te dane były prawidłowe. Warto dążyć do tego, by mieć jedno centralne źródło prawdy, co ułatwia późniejsze analizy.

Jeśli faktycznie ręcznie eksportujesz dane do Excela, to jest to czasochłonne. Polecam zautomatyzowanie tego procesu. Excel ma funkcję importu danych z bazy danych. Możesz napisać zapytanie SQL do bazy danych, które będzie automatycznie odświeżać raporty. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i unikniesz błędów.

Wiele firm, które obsługujemy, korzysta z baz SQL, co ułatwia pracę. Z mojego punktu widzenia bardzo to ułatwia życie.

To jest właśnie moment, kiedy należy pomyśleć o zewnętrznej hurtowni danych, jeśli zapytania blokują transakcje w bazie operacyjnej. Najprostszą metodą jest zrobienie kopii, ale idealnie byłoby stworzyć osobne zapytania, które agregują dane do analiz.

Jak można przełożyć zaawansowane analizy na realne korzyści dla firmy? Masz jakieś ciekawe przykłady?

Miałem przykład w sieci komórkowej. Zauważyliśmy, że klienci, którzy często logują się do aplikacji, mają większe prawdopodobieństwo odejścia. To odkrycie pozwoliło nam stworzyć wskaźnik, który automatycznie informuje o takich ryzykach. Można to przełożyć na inne branże, np. analizując odwiedziny strony internetowej klienta, aby przewidzieć, czy przedłuży on swoją domenę.

To rzeczywiście ciekawe, bo każda firma chce utrzymać swoich klientów jak najdłużej.

To prawda. Na przykład analiza "ABC" dzieli klientów na trzy kategorie, co pozwala skupić się na tych, którzy przynoszą najwięcej dochodu. Dzięki temu można lepiej zarządzać asortymentem, co jest kluczowe dla oszczędności.

Zgadza się. Business intelligence odpowiada na pytania biznesu, a data science stara się znajdować nowe pytania. To dwie różne dziedziny. Wielkie firmy skupiają się na rzetelnych, codziennych informacjach, a nie na szukaniu igieł w stogu siana.

Czy business intelligence staje się teraz tak popularne jak big data czy AI?

Business intelligence było modne jakieś 15 lat temu, teraz mówi się o big data, data science czy AI. To są bardziej seksowne terminy, ale prawdziwa wartość dla firm leży w rzetelnej analizie danych.

Jeśli ktoś chciałby zrobić karierę w business intelligence, kogo zatrudniasz w swojej firmie?

Najczęściej trafiają do nas analitycy, którzy pracują już z danymi, np. w banku czy firmie. Mają doświadczenie z Excelem, Power BI i bazami danych. Oczywiście znajomość SQL jest kluczowa. W naszym zespole ważne jest również, aby mieć podstawową wiedzę z zakresu administracji systemami i sieci, bo oprócz analizy danych obsługujemy też systemy.

Wiele osób marzy o wejściu do branży IT, ale często nie wiedzą, gdzie zacząć. Jakie rady masz dla tych, którzy chcą rozpocząć karierę w business intelligence?

Zalecam poświęcenie solidnych 500 godzin na naukę SQL, Power BI czy nawet Pythona. To wystarczy, by przejść naszą rekrutację na stanowisko juniora. Ważne jest, aby mieć zacięcie do nauki i rozwoju w tej dziedzinie.

Jak to wygląda z punktu widzenia firmy, która chce skorzystać z takich usług? Czy wynajmuje się analityka na miesiąc, czy to są usługi abonamentowe?

To zależy od potrzeb firmy. Jeśli firma wie, czego potrzebuje, możemy dostarczyć odpowiednie raporty. Jeśli jednak firma nie jest gotowa na system business intelligence, warto najpierw zainwestować w system ERP. Często pracujemy z firmami, które mają rozproszone systemy i potrzebują integracji, jak np. grupa szpitali, dla której zintegrowaliśmy systemy do raportowania.

Zawsze lepiej pracuje się z klientami, którzy wiedzą, czego chcą, ale często klienci pytają, co mogą wyciągnąć z danych, które mają. Czy oferujecie również takie usługi?

Oczywiście, lubię o tym rozmawiać, to mój życiowy konik. Często takie rozmowy kończą się na kawie, gdzie klient dowiaduje się dużo więcej i samodzielnie może podjąć decyzje.

Mam nadzieję, że zainspirowaliśmy naszych słuchaczy do zajrzenia do swoich baz danych i analizy tych danych na bieżąco. To może być kluczowa przewaga konkurencyjna w dzisiejszych czasach. Zróbcie podstawową pracę domową, zanim pojawią się dane z księgowości, a jeśli macie większe potrzeby, Bartek z pewnością będzie chętny do pomocy.

Na koniec, taki mały protip: jeśli korzystacie z Excela, zadbajcie o to, by dane były zapisane w odpowiednich kolumnach. Dzięki temu wasze analizy będą dużo łatwiejsze i szybsze.

Brzmi świetnie. Dziękuję, Bartku, za dzisiejsze spotkanie. Zapraszamy do słuchania i oglądania kolejnych odcinków podcastu "Złapani w sieć".